Es ist ein häufiges Problem, man will schnell seine Arbeit am Schreibtisch schaffen, sucht aber auf dem Chaos-Schreibtisch vergeblich nach Unterlagen, die irgendwo unauffindbar zwischen den Papieren liegen. Das kostet Zeit und eine Menge Nerven. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Schreibtisch richtig aufräumen.

Hätten Sie nicht auch gerne einen Schreibtisch, der viel Raum lässt? Ein übervoller Schreibtisch zeugt von einer gewissen Unordnung. Hingegen lässt es sich an einem ordentlich aufgeräumten Schreibtisch immer gut arbeiten, weil man nicht lange nach irgendwelchen Unterlagen suchen muss. Es ist gar nicht schwer, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben, nur ein kleiner Trick der Wunder wirkt: Nehmen Sie sich einfach täglich nur 10 Minuten die Zeit, um auf dem Schreibtisch für Ordnung zu sorgen. Mit drei elementaren Faustregeln geht es ganz einfach:

  1. Was brauche ich immer und unbedingt?
  2. Was brauche ich nicht täglich?
  3. Was kann weggeworfen werden?

Es hilft ja nicht, wenn nicht einmal mehr die Computermaus noch Platz auf dem Schreibtisch findet. Das geht superschnell mit einer „Gib Gas“ Aktion.

Die Schreibtisch-Chaoten teilen sich in zwei Lager auf: Zum einen die „Volltischler“ und zum anderen die „Leertischler“. Bei den Leertischlern gilt der Spruch: „So leer wie auf dem Schreibtisch ist es auch im Kopf“. Der Volltischler verwendet gern einen Spruch von Albert Einstein: „Worauf deutet ein leerer Schreibtisch hin, wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist“? Als Volltischler sollten Sie sich erst Gedanken machen, wenn Sie die Übersicht über Ihren Schreibtisch verlieren, oder Dinge bzw. Aufgaben vergessen, erst dann kann es ein Problem werden.

Motivationsprobleme – die drei entscheidenden Fragen:

  1. Sind Sie zufrieden und fühlen Sie sich wohl an Ihrem Schreibtisch?
  2. Brauchen Sie länger als 3 Minuten, um ein wichtiges Dokument zu finden?
  3. Ist Ihr System so zuverlässig, dass Sie hier keine Aufgaben vergessen können?

Wenn Sie alle drei Fragen mit „JA“ beantworten können, sind Sie auf der sicheren Seite. Quillt Ihr Tisch jedoch über und Sie möchten diesen Zustand ändern, dann sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, diesen katastrophalen Zustand zu ändern. Immer wieder die eine oder andere Akte von links nach rechts oder umgedreht packen, bringt gar nichts. Wenn, sollten Sie auch Gas geben und richtig aufräumen.

Die 4 Felder Methode nach dem Eisenhower-Prinzip

Teilen Sie den Fußboden oder einen zweiten Tisch in vier Felder. Im Anschluss arbeiten Sie sich durch das unübersichtliche Chaos auf dem Schreibtisch, und zwar von links nach rechts oder umgekehrt, auf jeden Fall in eine Richtung. Nehmen Sie alles was auf dem Schreibtisch nicht Niet- und Nagelfest ist, wie z. B. Schreibzeug, Handy, Blätter und Telefon, einfach alles was sich auf dem Tisch bewegt, einzeln in die Hand und legen Sie es in eines der vier Felder. Die vier Felder bedeuten:

Wegschmeißen: Was hier landet, ist ein Fall für den Mülleimer (Altpapier usw.).

Weiterleiten: Hier landen die Dinge, die Sie an Familienmitglieder, Kollegen, einen externen Büroservice, oder wo auch immer deponieren, um sie vielleicht wieder nach Gebrauch der Bücherei, dem Verleih oder sonstigen Unternehmen zu übergeben.

Wichtiges: Dafür bleibt in der Regel gerade einmal ein kleiner Stapel übrig. Hier landen die Dinge, die wichtig sind und nach der Aufräumaktion wieder auf dem Schreibtisch Platz finden. Überlegen Sie sich unbedingt zu allen Dingen, die hier liegen, warum sie wieder auf den Schreibtisch gehören und wie Sie weiter damit verfahren (z. B. Fotos bearbeiten, Entwürfe editieren, Papier laminieren usw.).

Sofort erledigen: Hierfür bedarf es im Prinzip keines eigenes Feldes, weil es sich um Dinge handelt, die Sie meist sofort erledigen können – sofern sie nicht länger als 2 Minuten in Anspruch nehmen. Typische Aktionen sind z. B. einen Termin telefonisch bestätigen, ein Dokument ablegen, oder einen Brief/Anmeldung ausfüllen und frankieren. Das sind Dinge, die Sie sofort während der Aufräumarbeiten erledigen.

Die vier Felder helfen Ihnen beim Aufräumen Ihres Schreibtisches (eigene Darstellung in Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip).

Noch kein Ende in Sicht

Weitere wichtige Regeln:

  • Zwischenhäufchen gibt es keine und gehören somit der Vergangenheit an.
  • Nehmen Sie jedes Teil, was auf dem Schreibtisch liegt, nur einmal in die Hand.
  • Es gibt weder fünf noch sechs Möglichkeiten – es gibt ausschließlich diese 4 Felder zum Sortieren.

Damit der Schreibtisch auch im Nachhinein so ordentlich aufgeräumt zur Verfügung steht, sollten Sie auf jeden Fall Ihre Gewohnheiten ändern. Was hier so einfach daher gesprochen klingt, ist nicht unbedingt simpel, aber mit den folgenden Regeln auf jeden Fall durchziehbar.

Ein paar wirksame Anregungen

Nehmen Sie einen Eingangskorb zu Hilfe: Alles, was Ihre globale Welt betreten will, kommt zuerst hier rein. Hilfreich kann an dieser Stelle eine Brief- oder Aktenablage sein, dieses Utensil darf aber nicht den ganzen Schreibtisch einnehmen und sollte mindestens einmal am Tag geleert werden. Die Leerung sollte folgendermaßen ablaufen: Jedes Papier wird einzeln – immer von oben nach unten – in die Hand genommen und weiterverarbeitet.

Schaffen Sie für jeden Gegenstand einen geeigneten Platz: Suchen Sie sich für jeden Gegenstand einen griffbereiten Platz, wie die folgenden Beispiele zeigen.

  • Schlüssel gehört in die Schublade oder den Schlüsselschrank (wenn vorhanden),
  • Notizblock in die Aktenmappe,
  • ungelesene Bücher in das erste Regal usw.

Ein aufgeräumter Schreibtisch motiviert und steigert die Effektivität.

Nachdem die Aufgabe erledigt ist, sollten Sie alles sofort wegräumen, was Sie vorher zum Arbeiten gebraucht haben, inkl. der benötigten Dokumente, Stifte und Ordner.

Die letzte Amtshandlung am Abend: Hierbei kann es sich nur ums Aufräumen vom Schreibtisch handeln. Für Angestellte mit einem klar definierten Arbeitsschluss etwas einfacher. Für Selbstständige ist es etwas schwieriger, sie müssen erst überlegen, welche Handlung sie am nächsten Tag zuerst vornehmen.

Fazit

Ein aufgeräumter Schreibtisch macht zufrieden. Die 4 Felder Methode hilft Ihnen dabei, dass Sie schnell und effektiv Ihren Schreibtisch richtig aufräumen. Mit ein paar einfachen Regeln bleibt der Schreibtisch auch aufgeräumt. Hier ist etwas Disziplin gefragt. Wenn Sie sich so mit Ihrem Schreibtisch anfreunden, werden Sie nicht nur dauerhaft Freunde bleiben, sondern täglich auch einen geordneten Schreibtisch vorfinden.